Przechowywanie dokumentów w domu: pomysły, które przydadzą się każdemu
Rodząc się, zaczynamy zdobywać dokumenty i choć dziś wiele spraw rozwiązywanych jest przez Internet, to dokumentacja papierowa jest nadal ważną częścią życia. Prędzej czy później każdy myśli o tym, jak zorganizować porządek w domu; pomysły na przechowywanie, pozwalające nie zgubić ani jednego ważnego papieru, zainteresują wszystkich. Artykuł mówi o praktycznych sposobach organizowania i przechowywania dokumentów, po zapoznaniu się z którymi można uporządkować własne depozyty papierowe.
Dlaczego porządek jest ważny
Pytanie, jak przechowywać dokumenty w domu i pomysły, które pomogą go rozwiązać, będzie istotne dla wszystkich, którzy kiedykolwiek spędzili otchłań czasu, próbując znaleźć odpowiedni papier. Ale porządek jest potrzebny nie tylko (choć sam w sobie jest cenny), aby w każdej chwili można było znaleźć niezbędną dokumentację.
Cenne dokumenty papierowe wymagają starannego przechowywania z dala od wścibskich oczu. Nie tylko ich utrata, ale czasami zniszczenie przeradza się w długi proces rekonwalescencji, wielokrotne żmudne wizyty w różnych urzędach. Odzyskiwanie może zająć dużo czasu, nerwów i pieniędzy.
Jest jeszcze jeden powód, dla którego warto dbać o porządek w papierowych dokumentach. W przypadku wystąpienia siły wyższej, gdy trzeba pilnie opuścić dom (pożar, powódź), starają się ocalić od rzeczy najpotrzebniejsze rzeczy, pieniądze i dokumenty. Jeśli te ostatnie nie są znane gdzie, istnieje duże ryzyko całkowitego ich bez nich.
Porządkowanie: sortowanie
Zanim wybierzesz odpowiedni sposób przechowywania dokumentów w domu, skorzystaj z idei sortowania z późniejszą systematyzacją. Sortowanie jest potrzebne w celu zidentyfikowania przeterminowanych dokumentów.
Szczególnie ostrożne osoby mają zwyczaj ukrywania każdej kartki papieru, która wpadła im w ręce, w tym czeków i zaświadczeń ze sklepu spożywczego. Pragnienie jest godne pochwały, ale ma też wadę: papierowe archiwum rozrasta się do nieprzyzwoitych rozmiarów, a nieprzyzwoita ilość czasu poświęca się na szukanie naprawdę potrzebnego dokumentu.
Okres przedawnienia dla papierów waha się od miesiąca do nieskończoności, więc sensowne jest zmniejszanie depozytów papieru, aby pozbyć się niepotrzebnego balastu. Informację o przedawnieniu dokumentu najłatwiej uzyskać od osoby, która go wystawia. Trwale przechowywane są następujące rodzaje dokumentów (o ile są istotne):
- Dokumenty dotyczące nieruchomości, samochodu (gdy jesteś właścicielem).
- Rodzina: akty ślubu i urodzenia, testamenty.
- W zakresie edukacji (świadectwa, dyplomy), pracy i emerytury.
- Dokumenty poświadczone notarialnie.
- Związane ze stanem zdrowia, np. wypisy ze szpitala, wyniki badań. Odcinki paragonów z prywatnej kliniki, które mogą być potrzebne do wypłaty ubezpieczenia, są przechowywane przez 2 lata.
Czeki na duże i drogie zakupy są przechowywane przez okres wskazany w karcie gwarancyjnej, w standardowym przypadku 12 miesięcy. Pokwitowania i czeki na opłacenie rachunków za media, a także usługi lekarza, nauczyciela, prawnika muszą być przechowywane przez 3, maksymalnie 5 lat, po czym są usuwane.
Systematyzacja
Wreszcie pozbyłeś się bezużytecznych, przeterminowanych paragonów i certyfikatów. Czas zdecydować, jak utrzymać porządek w dokumentach w domu; Pomysły organizacyjne są proste i oferują trzy podejścia do organizowania.
Najczęściej artykuły są sortowane na kategorie, które logicznie wynikają z zakresu dokumentacji. W tym przypadku pojawiają się następujące grupy: dokumenty mieszkaniowe, podatkowe, medyczne i dalej w miarę potrzeb. Rachunki za media oraz czeki z gwarancją są przydzielone osobnym kategoriom.
Czasami wygodnie jest przechowywać osobiste dokumenty osobiste każdego członka rodziny; dokumenty rodziców i dzieci znajdują się osobno. Jeśli w domu są zwierzęta, sortowanie dotyczy również ich.
W niektórych przypadkach właścicielom wygodniej jest ułożyć dokumenty według częstotliwości użytkowania:
- Archiwizacja (pamięć wieczna). Znajdują się tu zarówno dokumenty dotyczące mieszkania, jak i pamiątki, takie jak fotografie.
- Podstawowa dokumentacja. Dokumenty te są potrzebne od czasu do czasu, dlatego trzymane są osobno. Są to paszporty, dyplomy, zaświadczenia, karty medyczne.
- Aktywny (aktualny). Pokwitowania płatności za usługi, a także ważne notatki, które są sporządzane pospiesznie i mają tendencję do gubienia się, jeśli nie zostaną od razu umieszczone w określonym miejscu.
Systemy przechowywania
Jeśli chodzi o kwestię przechowywania i porządku w domu, pomysły nie błyszczą różnorodnością. Zazwyczaj właściciele przeznaczają szufladę lub półkę, w której papiery leżą w bezimiennej masie, a żeby znaleźć tę właściwą, trzeba zdobyć prawie wszystko.
Są też egzotyczne opcje w postaci kartonowego pudełka po butach czy starej walizki dyplomaty. Wielu gospodarzy, zdając sobie sprawę z wagi porządku w dokumentacji, przechodzi na metody progresywne, w tym:
- Foldery z plikami. Wiodąca opcja pod względem prostoty, wygody i porządku, gdy dokumenty posortowane na kategorie są przechowywane w każdym folderze. Dla ułatwienia użytkowania możesz kupić foldery o różnych kolorach i rozmiarach.
- Jeśli jest dużo papierów, kupują pojemne teczki na metalowych kółkach z twardą oprawą lub duże teczki z przegródkami. Teczki można schować w biurku, postawić na półce lub na biurku w specjalnym pudełku.
- Szczególnie cenna dokumentacja papierowa jest ukryta nie tylko przed wścibskimi oczami, ale także przed małym i nadmiernie ciekawskim potomstwem. W takim przypadku pomoże niezawodna szafka lub sejf; istnieje możliwość wynajęcia komórki bankowej.
- Kosz na biurko na dokumenty. Praktyczne, wygodne i wszechstronne rozwiązanie o różnorodnych wzorach. Jeśli papiery muszą znajdować się na biurku, wystarczy model przezroczysty lub perforowany.
- Tablica organizatora. Dobrym pomysłem jest również przechowywanie aktualnej dokumentacji, odpowiedniej dla osób pracujących przy stole; naklejki i czeki będą zawsze pod ręką. W sprzedaży dostępne są różne modele, od korkowych po magnetyczne, z najróżniejszymi wzorami.
- Pudełka kartonowe i plastikowe. Potrzebne, jeśli dokumentów jest naprawdę dużo. Wybierz modele, w których foldery można przechowywać w pionie; foldery ułożone w stos nie są najbardziej praktycznym sposobem.
Przydatne wideo
Wniosek
Z roku na rok gromadzi się coraz więcej dokumentów, które są potrzebne najczęściej niespodziewanie i pilnie. Z tego powodu ich sortowanie i usystematyzowanie będzie racjonalnym rozwiązaniem. Istnieje wiele sposobów na wygodne przechowywanie papierowych dokumentów, z których każdy pomoże Ci uporządkować i zapomnieć o wpłatach na papier i gorączkowych poszukiwaniach odpowiedniej kartki.
