Зберігання документів вдома: ідеї, які будуть корисні для кожного
З'явившись на світ, ми починаємо обростати документами і, хоча сьогодні багато питань вирішується за допомогою інтернету, паперова документація, як і раніше, залишається важливою частиною життя. Рано чи пізно кожен замислюється, як організувати порядок у будинку; Ідеї для зберігання, що дозволяють не втратити жодного важливого паперу, будуть цікаві всім і кожному. У статті розповідається про практичні способи впорядкування та зберігання документів, познайомившись з якими, ви зможете навести лад у власних паперових покладах.
Чому порядок - це важливо
Питання про те, як зберігати документи вдома, та ідеї, які допомагають його вирішити, будуть актуальні для всіх тих, хто хоч раз витрачав прірву часу, намагаючись знайти потрібний папір. Але порядок потрібний не тільки для того (хоча це цінно саме по собі), щоб необхідну документацію можна було знайти будь-якої миті.
Цінні паперові документи потребують дбайливого зберігання далеко від сторонніх очей. Не тільки їх втрата, але іноді і псування обертається тривалим процесом відновлення, неодноразовим стомлюючим відвідуванням різних інстанцій. На відновлення може піти багато часу, нервів і засобів.
Існує й інша причина для акуратного зберігання паперової документації. У разі форс-мажору, коли доводиться терміново залишати житло (пожежа, повінь), з речей прагнуть врятувати найнеобхідніше гроші та документи. Якщо останні лежать невідомо де, то великий ризик залишитися зовсім без них.
Наводимо порядок: сортування
Перед тим, як вибрати відповідний спосіб зберігання документів удома, скористайтеся ідеєю сортування з наступною систематизацією. Сортування потрібне для того, щоб виявити папери зі строком давності, що минув.
Особливо передбачливі особи мають звичку приховувати кожен папірець, що потрапив до них у руки, включаючи продуктові чеки та довідки. Прагнення похвальне, але має протилежний бік: паперовий архів розростається до непристойних розмірів і на пошук дійсно потрібного документа витрачається непристойна кількість часу.
Термін давності паперів варіюється від місяця і до нескінченності, тому є сенс проредити паперові поклади, щоб позбутися марного баласту. Інформацію про термін давності документа найпростіше отримати у того, хто його видає. Постійно (поки вони актуальні) зберігаються такі типи паперів:
- Документи на нерухомість, машину (поки ви власник).
- Сімейні: свідоцтва про шлюб та народження, заповіти.
- Що стосуються освіти (атестати, дипломи), роботи та виходу на пенсію.
- Нотаріально засвідчені папери.
- Що стосується здоров'я, наприклад, виписки з лікарні, результати обстежень. Коріння квитанцій приватних клінік, які можуть знадобитися для страхових виплат, зберігають 2 роки.
Чеки на великі та дорогі покупки зберігаються протягом терміну, зазначеного у гарантійному талоні, у стандартному випадку – 12 місяців. Квитанції та чеки про оплату комунальних послуг, а також послуг лікаря, викладача, адвоката необхідно зберігати 3, максимум 5 років, після чого їх позбавляються.
Систематизація
Нарешті, ви позбулися марних, зі строком давності, квитанцій і довідок. Настав час вирішити, як зберігати документи вдома гаразд; Ідеї з упорядкування прості і пропонують три підходи до систематизації.
Найчастіше папери розсортують за категоріями, що логічно випливають із сфери застосування документації. У цьому випадку з'являються такі групи: документи на житло, податкові, медичні та за необхідності. Окремі категорії виділяються для квитанцій про оплату комунальних послуг, а також для чеків із гарантією.
Іноді зручно зберігати персонально особисті документи кожного члена сім'ї; окремо містяться папери батьків та дітей. Якщо в будинку є тварини, сортування стосується також їх.
В окремих випадках господарям зручніше впорядкувати папери за частотою використання:
- Архівні (вічне зберігання). Сюди поміщають як документи на житло, і пам'ятні речі, наприклад, фотографії.
- Базова документація Ці папери потрібні іноді, тому їх тримають окремо. Це паспорти, дипломи, сертифікати, медичні картки.
- Активні (поточні). Квитанції з оплати послуг, а також важливі нотатки, які робляться поспіхом і мають звичай губитися, якщо їх відразу не помістити у певне місце.
Системи зберігання
Коли справа стосується питання зберігання та порядку в будинку, ідеї не вражають різноманітністю. Зазвичай господарі виділяють висувну шухляду або полицю, де папери лежать безликою масою, і необхідно дістати майже все, щоб знайти потрібну.
Зустрічаються і екзотичні варіанти у вигляді катонної коробки з-під взуття або старої валізки-дипломата. Багато господарів, усвідомивши важливість порядку в документації, переходять до прогресивних способів, серед яких:
- Папки із файлами. Лідируючий за простотою, зручністю та порядком варіант, коли в кожній папці зберігаються папери, відсортовані за категоріями. Для зручності використання можна придбати папки різного кольору та розміру.
- Якщо паперів багато, купують місткі папки на металевих кільцях із твердою обкладинкою або великі папки-портфелі із відділеннями. Папки можна заховати в бюро, поставити на полиці чи робочому столі у спеціальному боксі.
- Особливо цінну паперову документацію приховують не лише від чужих очей, а й від маленьких і надміру цікавих нащадків. У цьому випадку допоможе надійна шафа або сейф; можлива оренда банківського осередку.
- Настільний кошик для паперу. Практичне, зручне та багатоваріантне рішення з різноманітним дизайном. Якщо папери повинні бути на робочому столі, підійде прозора або перфорована модель.
- Дошка-органайзер. Також непогана ідея для зберігання поточної документації, яка підходить тим, хто працює за столом; стікери та чеки завжди будуть під рукою. У продажу є різні моделі, від пробкових до магнітних, з різним дизайном.
- Картонні та пластикові коробки. Потрібні, якщо документів справді багато. Вибирайте такі моделі, де можна зберігати папки вертикально; папки, складені чаркою - не практичний спосіб.
Корисне відео
Висновок
Рік від року документів накопичується все більше, і потрібні вони виявляються найчастіше несподівано та терміново. З цієї причини раціональним рішенням стане їхнє сортування та систематизація. Існує чимало способів зручного зберігання паперової документації, кожен з яких допоможе навести порядок і забути про паперові поклади та гарячкові пошуки потрібного листочка.
